落實細(xì)節(jié)是關(guān)鍵
真正操作好一個會議，從籌劃開始，到具體操作并落實甸一個細(xì)節(jié)，其過程相當(dāng)辛苦和復(fù)雜多變。如果是在主辦單位所在地舉辦會議，因為各方面關(guān)系熟一些，可能操作起來會比較順利，如果是在外地舉辦會議，那么會議操作的難度會提高，很多因素是辦會者預(yù)先無法預(yù)料和控制的。如:1.工作量大、涉及而廣、事無巨細(xì)、親歷親為。會議執(zhí)行人員需耗費(fèi)大量體力和腦力:2.由于會議形式多樣，不是每一個會議執(zhí)行人員都經(jīng)驗豐富，需要相關(guān)人士的指點;3.由于要
與不少相關(guān)單位(酒店、機(jī)場、餐廳、廣告、印刷廠商、車隊等)發(fā)生聯(lián)系，就某一問題進(jìn)行談判，達(dá)成利益合作，勢必牽扯到付款問題。這樣會產(chǎn)生多頭付款現(xiàn)象，對財務(wù)操作帶來不便。諸如此類的問題，會有很多。
因此，在舉辦會議前，策劃者應(yīng)該具體明確以下要點:
預(yù)計召開會議的日期、會議預(yù)計召開的周期、計劃召開會議的地點、明確會議形式或會議召開程序、需要場地的大小與類型、到會人數(shù)的多少、會議預(yù)算是多少、計劃選用的酒店和設(shè)施的級別、為參會者提供的房間標(biāo)準(zhǔn)的詳細(xì)列表、制作會議邀請函的責(zé)任人、會議相關(guān)資料的打印負(fù)責(zé)人、確定會議的發(fā)言人(特別是重要發(fā)言人)、會議需要的視聽設(shè)備的級別、需要的食品、飲料由主辦方提供還是餐廳負(fù)責(zé)、酒會、招待會的次數(shù)、與會者的參會條件及優(yōu)惠措施、是否為與會者安排一些特別活動等等。
細(xì)化預(yù)算
在這些要點中，有一點最關(guān)鍵，那就是會議預(yù)算。會議預(yù)算是有規(guī)律的，也是有方法可循的。
1.制定財務(wù)目標(biāo)財務(wù)目標(biāo)必須與公司和項目的總目標(biāo)相一致。有時候，項目目標(biāo)是信譽(yù)目標(biāo)而不是贏利目標(biāo)。(如:年終慶祝大會可能是為了增強(qiáng)公司在員工心目中的良好信譽(yù)和感謝他們在這一年創(chuàng)造了良好佳績。該活動的開支最
有可能全部由某個部門來負(fù)擔(dān)，根本不是期望從中賺錢或是壓縮開支。)另外，項目的核心財務(wù)目標(biāo)是為了贏利。(如:而向公眾的培訓(xùn)班和展覽會，必須賺到錢。)
2.制定預(yù)算預(yù)算是協(xié)助策劃者實現(xiàn)財務(wù)目標(biāo)的一個工具。預(yù)算中的費(fèi)用有兩類—A:固定費(fèi)用。它不隨著活動的參加人數(shù)而變動，即使實際收益少于預(yù)期收益時，固定費(fèi)用也不變。項目的市場營銷費(fèi)是一種固定費(fèi)用。在策劃會議過程中，同各方面談判協(xié)商時，必須考慮自己所編制的費(fèi)用預(yù)算。在合同即將簽訂時，問問自己留了多大余地應(yīng)付因天氣或其他因素而產(chǎn)生的出席人數(shù)的變化情況。確保任何談妥的定金或違約費(fèi)在需要支付時能提供這筆錢:B可變費(fèi)用。它是根據(jù)出席人數(shù)或其他因素的變動而變動的。如餐飲費(fèi)用，屬可變費(fèi)用。
