如何做好展覽籌備工作

      與經(jīng)濟流通的其他領(lǐng)域一樣，展覽業(yè)也有這樣的規(guī)律：好的展覽會供不應(yīng)求，是賣方市場；差的展覽會供過于求，是買方市場。好的展覽會展覽工作效率高，展出效益好。這類展覽會一般都是專業(yè)性質(zhì)，規(guī)模都相當(dāng)大（就所在專業(yè)/行業(yè)而言），并且有一定的歷史。好的展覽會是靠專業(yè)技術(shù)、靠嚴(yán)格管理、靠長期努力造就的。由于展出效益好，參展的需求很旺盛。但是展覽會的組織者為了保證展出質(zhì)量，會對展出者和參觀者進行嚴(yán)格的控制。首先是對申請參展者進行資格審查，有可能需要等待幾年才能參展。
 
      其次，組織者對已參展者進行監(jiān)督檢查，對違反展覽規(guī)定者予以處理乃至禁止參展。此外，對參觀者也進行控制，符合條件者方可參觀展覽。這些措施保證了展覽會的質(zhì)量和效益。
 
      鑒于以上情況以及展覽籌備周期長的特點，在做出展覽選擇之后就應(yīng)立即著手展覽工作。
 
      第一，盡早著手做展覽工作。首先是需要盡早提出參展申請。好的展覽會可能有很多的申請參展者在等候。展覽會組織者的公開原則是按先來后到排序，并基本按此原則接納新的參展者。因此應(yīng)盡早報名排隊。但是，排隊等候的實際情況可能并不十分透明，組織者很可能優(yōu)先照顧質(zhì)量好的展出者或者公關(guān)工作做得好的展出者。因此，展出者還可以做些公關(guān)工作，爭取優(yōu)先參展。當(dāng)然也要做好長期排隊的準(zhǔn)備。就世界最好的展覽會而言，連續(xù)等候數(shù)年仍不能參展的現(xiàn)象很普遍。因為展覽會面積有限，現(xiàn)在參展者大都不愿退出，便只有等待因違反展出規(guī)定而被禁止參展者的空缺。對于舉辦單獨展覽會的展出者而言，也應(yīng)盡早落實場地，好的展場都很擁擠，尤其是好的展覽時間，不提前幾年是租不到場地的。
 
      第二，做好長期工作的打算，制定展覽工作計劃，按部就班地開展各項工作。在所有的營銷方式中，展覽可能是環(huán)節(jié)最多，周期最長的一種方式，而且各個環(huán)節(jié)互相連接。所有這些工作不可以（也不可能）等到最后時刻再做，不可以（也不可能）忽略某些環(huán)節(jié)不做。因此要制定周密的長期工作計劃安排，經(jīng)費、人員（籌備人員、展出人員）、工作項目（聯(lián)絡(luò)、調(diào)研、展品、運輸、設(shè)計、施工、宣傳、公關(guān)、膳食行等）、工作日程等等要統(tǒng)籌考慮安排。
 
      總之，展覽項目的合適與否將直接影響展出者能否實現(xiàn)展出意圖，以及在多大程度上實現(xiàn)展出意圖，因此應(yīng)對展覽選擇予以足夠的重視。展覽選擇是一個調(diào)研、決策過程，即收集研究展覽資料，在此基礎(chǔ)上進行分析比較，最終作出選擇。展覽選擇工作可以大致分為：根據(jù)綜合展覽資料進行研究、選擇，根據(jù)具體展覽資料進行研究、選擇，通過直接詢問有關(guān)方面獲取資料進行研究、選擇以及通過實地考察獲取資料進行研究、選擇。這四個層次的關(guān)系是后者比前者需要更大的投入，所產(chǎn)生的結(jié)果也更準(zhǔn)確。展出者可以根據(jù)自身的條件和需要使用淺層次的方式或全部的方式做展覽選擇工作。無論如何，展出者應(yīng)該用科學(xué)的態(tài)度和方法來完成展覽選擇工作。